Grupo GF — Outubro 2023

Simplificando Gestão de Contratos

Overview

O Grupo GF, uma plataforma de corretagem de exportação e importação de commodities, é reconhecido por sua eficiência e agilidade em transações internacionais. Sua atuação robusta no mercado demandava uma evolução tecnológica significativa para melhorar a experiência do usuário e otimizar processos internos.

Meu desafio era construir o módulo financeiro da plataforma, uma área vital para a gestão eficiente de contratos, despesas, faturamento, comissionamento, fluxo de caixa e relatórios estratégicos.

Insights

Esse projeto mostrou como as decisões de produto fazem toda a diferença. Entender as necessidades dos stakeholders e planejar com cuidado foi o que tornou possível superar desafios e criar soluções que realmente funcionam.

Principais Objetivos

01

Centralizar e otimizar a gestão de contratos, eliminando a dependência de processos manuais e garantindo maior agilidade e precisão.

02

Automatizar e integrar a gestão financeira, oferecendo controle eficiente de despesas, faturamento e fluxo de caixa em uma solução unificada.

ICP (Ideal Customer Profile)

O projeto tinha como foco gestores financeiros e operacionais do Grupo GF, além de cobrokers e terceirizados que utilizam a plataforma para gerir contratos e fluxos financeiros. Esses usuários buscavam agilidade, clareza e confiabilidade na gestão das informações financeiras.

Principais Desafios

Ao longo do projeto, enfrentamos desafios complexos que exigiram soluções criativas e estratégicas. Demandando uma análise minuciosa e colaboração próxima com stakeholders para mapear fluxos complexos. Compreender profundamente os processos financeiros fragmentados e descentralizados gerenciados por diversas planilhas em Excel.

Estratégia - Traduzir essas operações em soluções tecnológicas intuitivas e integradas.
Escopo - Mapear as expectativas de stakeholders com diferentes perfis e responsabilidades, garantindo que todos os requisitos fossem atendidos.
Viabilidade - Assegurar que as soluções de design fossem tecnicamente viáveis para a equipe de desenvolvimento.

Estratégia utilizada

Definimos uma estratégia clara, para Produto e Design, dividindo o projeto em duas fases principais:

Versão 1.0: Desenvolvimento da gestão de contratos e um dashboard centralizado, permitindo uma visão abrangente das operações.

Versão 2.0: Foco no módulo financeiro, abordando despesas, faturamento, comissionamento, fluxo de caixa e relatórios.

Nossa abordagem foi baseada em pesquisas qualitativas em profundidade, análise de concorrentes e benchmarks, planejamento de roadmap e colaboração constante com a equipe de desenvolvimento para garantir viabilidade técnica.

Pesquisa e Análise com Stakeholders

Nós queríamos descobrir as necessidades e expectativas dos stakeholders para alinhar o produto aos objetivos de negócio. Através de workshops colaborativos e entrevistas, mapeamos pontos críticos e identificamos oportunidades estratégicas que nortearam as decisões de design e produto.

Feedbacks Mapeados

Após a realização dos workshops, coletamos insights valiosos, que destacaram as principais dores e oportunidades relacionadas à gestão de contratos e financeira.

Arquitetura da Informação

Desenhamos fluxos detalhados para as principais jornadas do usuário, identificando pontos de fricção e oportunidades de melhoria. Esses fluxos foram validados com stakeholders e ajustados com base em feedback, assegurando que a experiência do usuário fosse simples, eficiente e intuitiva.

Estratégia e Priorização

Criamos uma estratégia de lançamento em fases, alinhada com os objetivos do negócio e a capacidade técnica da equipe. Isso incluiu validações contínuas com stakeholders para garantir que as entregas atendessem às prioridades.

Escopo do Projeto

O escopo do projeto foi definido em duas versões, cada uma com funcionalidades específicas para atender às necessidades do negócio. Na Versão 1.0 , o foco está na Gestão de Contratos, com ferramentas desenvolvidas para criar, gerenciar e monitorar contratos entre stakeholders, cobrokers e terceirizados, além de um Dashboard.

Já a Versão 2.0 inclui um Módulo Financeiro robusto , contemplando a gestão de despesas e faturamento, comissionamento automatizado para cobrokers e terceirizados, e um fluxo de caixa detalhado e dinâmico. Além disso, a geração de relatórios financeiros estratégicos está entre as funcionalidades, proporcionando insights valiosos para a tomada de decisões.

Grupo GF Design de Interface

Cada elemento foi pensado para garantir consistência em todos os pontos de contato do sistema, onde aplicamos princípios de design, para estruturar informações de forma clara e acessível, reduzindo a curva de aprendizado e otimizando a navegação.

Usabilidade

Além disso, adotamos um design moderno, que combina elementos minimalistas com detalhes sofisticados, criando um equilíbrio entre estética e funcionalidade. A usabilidade esteve no centro de todas as decisões priorizando fluxos simples e eficientes, capazes de atender aos usuários. Essa abordagem garante que a interface não apenas seja visualmente agradável, mas também efetiva entrega de valor na ao usuário final.

Colaboração Cross-areas

Uma das peças-chave para o sucesso deste projeto foi a forte colaboração entre as diferentes equipes . Trabalhei lado a lado com desenvolvedores, analistas de negócios, gerentes de projeto e stakeholders estratégicos, garantindo que as soluções de design estivessem alinhadas não apenas às expectativas dos usuários , mas também aos objetivos do negócio e às limitações técnicas.

Para criar um ambiente de trabalho verdadeiramente integrado, adotamos práticas que facilitaram a comunicação e o alinhamento contínuo, como:

Workshops de Co-criação: Realizamos sessões colaborativas no início do projeto para mapear os principais desafios e identificar oportunidades, envolvendo todos os stakeholders relevantes. Essas dinâmicas garantiram que diferentes perspectivas fossem consideradas desde o início, promovendo uma visão mais holística do produto.
Sessões de Refinamento: Periodicamente, organizamos reuniões para revisar e ajustar os requisitos, garantindo que o design proposto fosse tecnicamente viável e atendesse aos objetivos do projeto. Nessas sessões, discutimos desde detalhes de interação até integrações complexas no módulo financeiro.
Check-ins Ágeis: Incorporamos cerimônias ágeis, como dailies e reviews, para acompanhar o progresso e resolver rapidamente qualquer impedimento. Essas interações constantes foram fundamentais para manter a equipe sincronizada e evitar retrabalhos.
Ferramentas de Colaboração: Utilizamos ferramentas como Figma para compartilhamento de protótipos, Miro para brainstorming e ClickUp para gestão de tarefas, garantindo transparência e eficiência em todas as etapas do projeto.

Resultados obtidos

O projeto transformou processos complexos em soluções intuitivas e eficientes, otimizando o fluxo de trabalho e promovendo maior agilidade nas operações financeiras. Com uma abordagem centrada no usuário, foi possível elevar a experiência de uso da plataforma, gerando reconhecimento positivo por parte dos stakeholders e contribuindo diretamente para o crescimento estratégico do negócio.

Redução significativa do tempo gasto em processos manuais e descentralizados.
Aumento na eficiência da gestão financeira com dashboards interativos e relatórios dinâmicos.
Melhor experiência do usuário, refletida no feedback positivo de stakeholders e equipe interna.

Os Outcomes

Por meio de validações contínuas e entrevistas com stakeholders, descobrimos desafios além do escopo inicial, especialmente relacionados à complexidade de integrar os fluxos financeiros com a gestão de contratos. Embora o design modular tenha nos permitido abordar pontos críticos de forma eficaz, identificamos oportunidades adicionais para refinar processos, como simplificar a entrada de dados e aprimorar os relatórios em tempo real.

A estratégia de lançamento em fases foi fundamental , garantindo uma implementação tranquila e coletando feedbacks valiosos. Os stakeholders relataram uma melhoria significativa na eficiência operacional e elogiaram os insights estratégicos fornecidos pelos dashboards financeiros. No entanto, a complexidade na adoção pelos usuários destacou a necessidade de treinamento contínuo e suporte para maximizar o potencial da plataforma. Esses resultados não apenas atenderam às necessidades imediatas do negócio, mas também estabeleceram uma base sólida para escalabilidade e inovação futuras.

Lições e Aprendizados

Essa jornada foi uma experiência transformadora e cheia de aprendizados, tanto em termos de desafios quanto de crescimento profissional, permitindo-me contribuir significativamente para a evolução do Grupo GF e expandir minhas próprias habilidades no desenvolvimento de soluções estratégicas.

Discovery

A importância de pesquisas qualitativas para compreender as necessidades dos stakeholders e garantir soluções personalizadas.

Colaboração

O valor de uma colaboração constante entre as áreas de produto, design e desenvolvimento para evitar bloqueios e maximizar resultados.

Definição

Como um roadmap bem estruturado pode guiar o desenvolvimento incremental, garantindo a entrega de valor em etapas.

Viabilidade técnica

Garantir alinhamento constante entre o design e as limitações técnicas revelou-se essencial para evitar retrabalho e acelerar a implementação.

PRÓXIMO PROJETO